Perbedaan Antara EOI dan RFP

Sejumlah keputusan yang dibuat oleh suatu organisasi memiliki implikasi pengadaan yang secara dramatis dapat mempengaruhi biaya keseluruhan pengambilan keputusan tertentu. Pengadaan barang melibatkan proses seperti pemilihan vendor, penetapan syarat pembayaran, pemeriksaan strategis, negosiasi kontrak, dan layanan pembelian barang. Ini terkait dengan pengadaan atau perolehan semua layanan dan barang yang penting bagi suatu organisasi.

Di sektor swasta, proses pengadaan dianggap sebagai fungsi tingkat strategis yang membantu dalam meningkatkan profitabilitas bisnis. Tidak hanya merampingkan proses dan menurunkan harga bahan baku secara keseluruhan, tetapi juga memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi sumber pasokan terbaik. Secara keseluruhan, akan sangat membantu dalam memastikan bottom line berjalan lancar.

Di sektor publik, eksekutif tingkat tinggi bertanggung jawab untuk mengurangi laba. Hanya sedikit personel yang mengelola fungsi pengadaan, yang meningkatkan kemungkinan korupsi di sektor ini. Inilah sebabnya mengapa ada kebutuhan untuk meningkatkan output keseluruhan bisnis. Misalnya, staf dapat dilatih untuk meningkatkan efisiensi mereka dan meningkatkan kualitas layanan mereka, sehingga hasilnya dapat ditingkatkan..

Dengan berlalunya waktu, sejumlah istilah telah diperkenalkan seputar konsultasi tender, proposal, dan manajemen besar, termasuk sejumlah akronim yang terkait dengan pengadaan. Tidak banyak bisnis yang mengetahui ketentuan ini, tetapi menjadi wirausahawan atau pemilik usaha kecil, jika Anda ingin secara efektif mengelola kesiapan pembeli untuk membeli, penting untuk mengetahui tujuan mereka. Contohnya termasuk RFI (Permintaan Informasi), EOI (Pernyataan Minat), RFP (Permintaan Proposal), RFT (Permintaan Tender), dan RFQ (Permintaan Penawaran). Masing-masing dari ketentuan ini melayani tujuan khusus dalam fungsi pengadaan.

EOI dan RFP adalah istilah yang paling sering digunakan dalam fungsi pengadaan, dan masing-masing memiliki peran khusus dalam merampingkan seluruh proses. Banyak orang bingung istilah-istilah ini saat menjalankan proses. Untuk mendapatkan ide yang lebih baik tentang perbedaannya, penting untuk mengetahui apa arti istilah-istilah ini.

EOI (Ekspresi Minat)

Expression of Interest (EOI), juga dikenal sebagai Registrasi Bunga (ROI), memiliki fungsi yang sama dengan Request for Information (RFI). Ini digunakan sebagai proses penyaringan pada tahap awal pengadaan sehingga dapat membuat Permintaan Tender atau RFT yang formal dan lebih spesifik (tahap selanjutnya dalam fungsi pengadaan). Ketika sebuah perusahaan merilis EOI, diperlukan untuk memperkirakan kemampuan pasar untuk memasok atau mengumpulkan lebih banyak informasi sebelum pindah ke RFT. Perusahaan yang melakukan pembelian tidak mungkin menunjuk kontraktor melalui EOI. Agar itu terjadi, suatu proses harus maju hingga mencapai RFT.

EOI adalah jenis tender terbuka yang memungkinkan perusahaan mana pun untuk maju. Ini menimbulkan persaingan yang ketat dan memberikan manfaat dengan memungkinkan pemasok baru dan potensial untuk mengamankan pekerjaan mereka. Namun, dalam kontrak konstruksi, sebagian besar dikritik karena menarik pemasok yang tidak cocok untuk kontrak, yang menghasilkan pemborosan waktu, uang, dan usaha..

Iklan yang meminta EOI harus mencakup uraian badan pemberi kontrak, uraian kontrak (seperti anggaran dan skala), jenis kontrak, rute pengadaan, syarat dan ketentuan, alamat penyerahan dan tenggat waktu, dan perincian lainnya (termasuk informasi kontak , deskripsi organisasi, kapasitas teknis dan pengalaman terkait, ketersediaan staf dan pengalaman mereka, dll.)

RFP (Permintaan untuk Proposal)

Di sisi lain, RFP, juga dikenal sebagai Request for Offer (RFO), adalah dokumen yang dapat dengan mudah dimodifikasi. Sebagian besar digunakan ketika pembeli mencari respons berbasis solusi untuk memenuhi persyaratannya dan dalam kasus-kasus di mana faktor-faktor lain (tidak termasuk harga) merupakan pusat evaluasi setiap penawaran. Ini juga digunakan dalam situasi di mana tidak ada solusi atau spesifikasi yang jelas tersedia, dan departemen pembelian sedang mencari sejumlah inovasi dan opsi. Instrumen-instrumen ini lebih fleksibel daripada RFT (yang biasanya memiliki solusi atau spesifikasi yang jelas). RFP terutama digunakan dalam layanan profesional di mana solusi tidak dapat didefinisikan dengan mudah.

RFP berisi informasi latar belakang tentang organisasi dan lini bisnisnya. Permintaan terdiri dari spesifikasi yang menjelaskan solusi yang dicari organisasi. Selain itu, ini juga mencakup kriteria evaluasi untuk bagaimana proposal dinilai, pernyataan kerja yang menggambarkan tugas yang harus dilakukan oleh penawar yang memenangkan kontrak, dan jangka waktu untuk menyelesaikan proyek.

RFP biasanya dibuat karena sifat kompleks dari suatu proyek. Perusahaan dapat mengambil manfaat dari berbagai penawar ketika mencari solusi yang terintegrasi dengan baik dari sejumlah pemasok. Misalnya, jika perusahaan berencana untuk mengalihkan bisnisnya dari lingkungan berbasis kertas ke lingkungan berbasis komputer, ia dapat meminta proposal untuk perangkat lunak dan perangkat keras selain pelatihan yang diperlukan untuk menginstal dan mengintegrasikan sistem baru ke dalam bisnis..

Di sektor publik, entitas dapat mengeluarkan RFP untuk menciptakan persaingan terbuka untuk menurunkan biaya solusi. Namun, harus dicatat bahwa RFP yang paling dekat dengan spesifikasi mungkin tidak harus dengan harga terendah. Ketika menerima proposal, perusahaan harus melakukan analisis manfaat biaya untuk memastikan biaya tidak melebihi manfaatnya.

Perbedaan

Berikut adalah beberapa perbedaan antara EOI dan RFP:

• Berbagai Tingkat Pengadaan

EOI sering dilaksanakan di tingkat awal pengadaan. Ini dapat dirilis dalam kasus-kasus di mana pembeli mencari input industri untuk membatasi persyaratan yang pada akhirnya akan masuk ke pasar pada tahap selanjutnya. Seperti yang sudah dibahas, RFP biasanya merupakan langkah berikutnya; dimana, pembeli mencari pendekatan berbasis solusi untuk pengiriman produk atau layanan.

• Tahapan EOI dan RFP

EOI biasanya memiliki beberapa tahapan. Ini digunakan untuk menyeleksi calon vendor atau pemasok sebelum mencari penawaran komprehensif dari tender yang diciutkan. Sebaliknya, RFP dapat memiliki satu tahap atau dapat memiliki beberapa tahap.

• Kapan EOI dan RFP digunakan?

EOI digunakan dalam kasus-kasus di mana informasi yang diperlukan (dari tender) spesifik, tetapi tidak ada kepastian apakah pemasok akan dapat menyediakan layanan dan barang sesuai persyaratan. Selain itu, dalam kasus EOI, pembeli tidak memiliki informasi yang cukup untuk menyusun permintaan terperinci. Di sisi lain, RFP digunakan dalam kasus-kasus di mana persyaratan didefinisikan dengan baik, tetapi perusahaan mencari solusi yang fleksibel atau inovatif. Dengan kata lain, pembeli mencari pengajuan berorientasi solusi untuk memenuhi persyaratan.

Sangatlah penting untuk menyadari berbagai tingkat proses pengadaan untuk membuat keputusan yang efektif melalui aliran informasi yang sistematis. Memiliki pemahaman yang jelas tentang istilah-istilah ini dan mengapa mereka digunakan dalam proses memungkinkan perusahaan untuk merampingkan prosesnya dan mendapatkan wawasan yang lebih dalam ke seluruh fungsi pengadaan.