Data adalah aset paling penting bagi organisasi mana pun. Karena itu, harus dipastikan bahwa data valid dan dapat digunakan dengan cara apa pun. Validasi Data dan Verifikasi Data adalah dua proses penting untuk memastikan bahwa data memiliki dua kualitas ini. Validasi data memastikan bahwa data bersih, benar, dan bermakna, sementara verifikasi data memastikan bahwa semua salinan data sebagus aslinya. Jadi, kedua proses ini memastikan bahwa organisasi tidak kehilangan uang karena kesalahan tak terduga dalam data.
Validasi data berkaitan dengan memastikan data tersebut valid (bersih, benar, dan bermanfaat). Prosedur validasi data menggunakan aturan validasi data (atau memeriksa rutinitas) untuk memastikan validitas (kebanyakan kebenaran dan kebermaknaan) data. Ini juga memastikan validitas data input untuk menjaga keamanan sistem. Aturan-aturan ini secara otomatis diimplementasikan melalui kamus data. Validasi data juga dapat diimplementasikan dengan mendeklarasikan aturan integritas data atau prosedur yang memberlakukan aturan bisnis (terutama dalam aplikasi bisnis). Aturan bisnis ini biasanya ditangkap selama analisis persyaratan bisnis awal yang dilakukan oleh analis bisnis. Sangat penting untuk menerapkan aturan bisnis pada awal proses, karena data yang divalidasi secara salah biasanya memiliki dampak negatif pada pelaksanaan proses bisnis.
Bentuk validasi yang paling sederhana adalah memeriksa input untuk memastikan mereka terdiri dari karakter dari set "valid". Misalnya, proses validasi untuk aplikasi direktori telepon harus memvalidasi nomor telepon input untuk memastikan bahwa mereka hanya berisi angka, simbol plus / minus dan tanda kurung (dan tidak ada yang lain). Proses validasi yang sedikit lebih maju juga bisa memeriksa bidang kode negara untuk memeriksa apakah itu kode negara yang sah.
Verifikasi data adalah proses memeriksa salinan data untuk memastikan bahwa itu persis sama dengan salinan data asli. Verifikasi data biasanya diperlukan ketika Anda telah membuat cadangan data Anda. Sebagian besar perangkat lunak cadangan modern memiliki fungsi verifikasi bawaan. Bahkan, perangkat lunak pembakar disk memungkinkan Anda untuk melakukan verifikasi di akhir proses pembakaran. Jika data pada disk yang terbakar diverifikasi, maka Anda baik-baik saja. Tetapi jika tidak, Anda harus membuang cakram itu dan membakar lagi. Verifikasi data adalah proses yang sangat penting karena membuat Anda merasa aman karena Anda akan yakin bahwa Anda benar-benar dapat menggunakan data yang dicadangkan jika data asli hilang atau rusak. Perangkat lunak verifikasi biasanya memastikan salinan dapat dibaca serta kontennya dicocokkan persis dengan konten asli. Jadi, dibutuhkan lebih banyak waktu daripada cadangan sederhana, tetapi itu sepadan dengan masalahnya. Tetapi biasanya perusahaan besar melakukan pencadangan otomatis pada malam hari, sehingga perpanjangan waktu karena proses verifikasi bukan masalah serius.
Validasi data biasanya dilakukan pada salinan asli atau input ke sistem, sedangkan verifikasi data dilakukan pada salinan (atau cadangan) data. Memeriksa validitas input sangat cepat dibandingkan dengan proses verifikasi panjang yang terjadi setelah mencadangkan. Validasi dapat digunakan untuk melindungi data dari kesalahan yang dibuat oleh pengguna, sementara verifikasi dapat digunakan untuk melindungi data dari masalah yang terjadi karena kesalahan sistem.