Perbedaan antara Work Breakdown Structure (WBS) dan Resource Breakdown Structure (RBS)

Struktur rincian kerja merupakan hasil penting untuk setiap proyek. Melalui WBS, manajer proyek berada dalam posisi yang baik untuk mengkategorikan pekerjaan yang perlu diselesaikan oleh tim menjadi bagian-bagian kecil yang dapat dikelola dengan mudah sedangkan RBS dianggap sebagai bagian penting dari efisiensi ketika menyangkut manajemen proyek. Melalui RBS, manajer proyek dapat menyusun daftar sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan dalam urutan hierarkis.

Apa yang membuat RBS berbeda dari WBS

WBS adalah representasi visual dari seluruh lingkup pekerjaan yang harus dilakukan, dipecah menjadi segmen yang lebih kecil yang dapat dipahami oleh setiap anggota tim proyek. Ini karena, dengan masing-masing level penyelesaian, ada definisi dan detail yang relevan dengan fase itu. Sebaliknya, RBS dapat dipecah menjadi sumber daya geografis atau sumber daya organisasi. Beberapa alat lain yang diperlukan untuk RBS yang tepat dan efisien termasuk estimasi sumber daya, kalender sumber daya, dan daftar kegiatan.

Alasan di balik ini adalah karena ketika Anda mengelola proyek apa pun, Anda harus bekerja dengan berbagai komponen proyek dan sumber daya proyek untuk menyelesaikan proyek. Contoh yang baik adalah anggota tim proyek Anda.

Anda harus memastikan mereka produktif dan siap secara strategis selama masa proyek yang Anda lakukan.

Sekarang, jika Anda berencana membuat WBS yang efisien, berikut ini adalah beberapa pedoman penting yang akan membantu Anda melihat hal ini melalui:

• Proyek / hasil akhir selalu di tingkat atas
• Anda tidak selalu harus mendefinisikan semua elemen pada level yang sama
• Kelompok kerja tidak boleh lebih dari 10 hari
• Setiap kelompok kerja harus mandiri
• Seharusnya tidak ada duplikasi dalam kelompok kerja di seluruh struktur

Berikut ini adalah representasi sederhana dari segmen WBS untuk membangun rumah:

Membangun Rumah

                                              Dasar                     Eksterior Interior

Penyelesaian                         24% 45% 30%

Anggaran                               $ 50,000 $ 86,000 $ 72,000

Ini menunjukkan bagian-bagian berbeda dari proyek yang akan dilaksanakan dan memberikan lebih banyak informasi tentang anggaran yang dibutuhkan untuk mereka, dan tingkat penyelesaian.

WBS, oleh karena itu, adalah peta / garis besar proyek tertentu. Proyek utama adalah pengiriman utama dalam WBS, dan dari sana, dipecah menjadi sub-kategori yang lebih kecil, masing-masing dengan spesifik bagaimana mereka akan diberikan pada.

Di sisi lain, berbicara tentang RBS, Anda harus tahu bahwa itu berfungsi menggunakan beberapa alat penting. Manajer proyek diperintahkan untuk menggunakan atau menjalankan RBS yang efisien dengan menggunakan alat-alat ini. Ini adalah sebagai berikut:

• Daftar aktivitas

Ini adalah daftar semua kegiatan yang merupakan kunci untuk penyelesaian proyek. Manajer proyek tidak hanya perlu daftar, mereka perlu mendapatkan informasi sebanyak mungkin tentang daftar ini juga. Informasi ini juga akan mencakup sumber daya yang dikonsumsi oleh aktivitas yang terdaftar.

• Estimasi sumber daya

Agar setiap kegiatan dapat diselesaikan dengan cara yang produktif, efisien dan yang lebih penting, hemat biaya, manajer proyek harus memperkirakan volume, jenis, dan variasi sumber daya yang diperlukan.

Jika perkiraan ini miring, mungkin mustahil untuk mencapai tujuan proyek, atau secara keseluruhan, proyek bisa gagal.

• Kalender sumber daya

Kalender sumber daya adalah tentang ketersediaan sumber daya dari waktu ke waktu. Manajer proyek akan membutuhkan daftar semua sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Sumber daya ini juga harus terdaftar berdasarkan ketersediaannya dalam jangka panjang. Informasi ini penting bagi manajer proyek untuk memastikan apakah sumber daya yang dibutuhkan akan tersedia selama waktu tertentu, sehingga proyek tidak macet..

Pada saat ini, RBS menjadi semakin penting, dengan perangkat lunak manajemen proyek memasukkannya ke dalam struktur mereka. Jika Anda menggunakan program manajemen proyek apa pun, Anda dapat masuk dan memeriksa ketersediaan sumber daya yang Anda butuhkan, dan yang lebih penting bagaimana mereka diklasifikasikan.

Ini umumnya membantu organisasi dalam arti bahwa manajer proyek dapat melihat banyak detail dari database sederhana, tentang semua sumber daya yang digunakan.

Pentingnya WBS vs fokus RBS

Ada beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh manajer proyek dan tim proyek dari WBS, selain mengatur dan mendefinisikan pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Melalui WBS, lebih mudah untuk mengalokasikan anggaran dari tingkat atas struktur. Setelah ini selesai, anggaran untuk masing-masing departemen dapat disusun berdasarkan pengelompokan dalam WBS.

Perkiraan biaya dan waktu biasanya disediakan untuk setiap bagian WBS. Dengan melakukan ini, lebih mudah untuk menyusun jadwal dan anggaran yang sesuai untuk seluruh proyek.

Melalui WBS, juga lebih mudah untuk melacak kinerja sektor proyek individu. Manajer proyek berada dalam posisi yang baik untuk memberi tahu biaya kinerja proyek, mengidentifikasi bidang-bidang masalah dan yang lebih penting masalah-masalah utama dalam mengorganisir proyek. Sebaliknya, dalam RBS, penekanan pada daftar sumber daya secara hierarkis adalah kuncinya. Anda perlu membuat daftar semua sumber daya, apakah itu signifikan atau bahkan jika bagi Anda, mereka tampak berlebihan. Setiap level proyek akan membutuhkan sejumlah sumber daya tertentu. Ini harus didaftar sesuai dengan kepentingannya menuju penyelesaian setiap tingkat, dan akhirnya menyelesaikan seluruh proyek.

Sumber daya yang tercantum kemudian dibagi lagi menjadi kategori yang lebih kecil dari jenis sumber daya mereka, untuk membantu manajer proyek dalam klasifikasi. Klasifikasi sebenarnya akan melanjutkan lebih jauh ke dalam sub-kelompok yang berbeda sampai masing-masing jenis sumber daya telah dikelompokkan menjadi satu kesatuan yang lebih mudah untuk diidentifikasi dan dikelola.

Manfaat WBS versus RBS

Salah satu manfaat WBS adalah membantu manajer proyek menentukan potensi risiko yang mungkin dimiliki proyek. Dalam hal ada cabang proyek yang belum didefinisikan dengan jelas, itu menjadi bidang risiko yang harus ditangani. Risiko seperti itu seharusnya dilacak dengan benar, dan tinjauan yang cermat diberikan saat proyek berjalan.

Seandainya proyek itu sepertinya tidak sesuai jadwal, manajer proyek lebih mudah merujuk pada WBS dan mengidentifikasi bidang-bidang yang sedang berjuang, dan membuat keputusan yang tepat untuk membalikkan keadaan. Sebaliknya, manfaat langsung RBS, terutama penguraian sumber daya menjadi sub-kelompok adalah untuk memudahkan pekerjaan pusat manajemen. Pengawasan menjadi lebih mudah dan banyak waktu disimpan dalam proses.

Pengawas dapat melacak setiap kelompok sumber daya saat mereka melanjutkan proyek. Lebih mudah untuk mempercepat tingkat proyek tertentu tanpa bergantung pada orang lain, setelah membagi sumber daya yang tepat untuk penyelesaiannya. Oleh karena itu, beberapa proyek dapat dengan mudah diselesaikan sebelum tenggat waktu yang ditentukan, terutama jika penyelesaian berbagai tingkat proyek tidak saling tergantung..

Dengan rencana RBS yang baik, manajemen juga berada dalam posisi yang baik untuk mendapatkan gambaran yang baik tentang jumlah total sumber daya yang tersedia untuk masing-masing tim yang berpartisipasi. Selain memahami sumber daya yang tersedia, mereka juga dapat mengelola bagaimana sumber daya akan digunakan.

Membandingkan informasi di atas, disarankan untuk menetapkan warna ke berbagai sub-kiriman dalam WBS. Ini penting untuk mendapatkan peta panas dari kemajuan seluruh proyek. Ini juga akan membuatnya lebih mudah untuk mendapatkan perhatian manajemen pada area proyek yang lengkap dan yang malas.

WBS, bila ditangani dengan benar, adalah cara yang baik untuk meningkatkan produktivitas tim yang mengerjakan proyek, dan melihat proyek selesai tepat waktu. Manajer proyek dapat mengidentifikasi keterampilan yang diperlukan untuk memungkinkan mereka menyelesaikan proyek pada waktu yang tepat, tetapi ketika menyangkut RBS, kita harus memahami jenisnya. Jenis RBS konvensional adalah RBS organisasi. Sistem organisasi hierarkis yang sudah ditetapkan biasanya membantu menciptakan RBS ini. Sumber daya dalam RBS organisasi biasanya didistribusikan berdasarkan kebutuhan masing-masing departemen organisasi dan kelompok kerja. Ini adalah kategori yang sebenarnya telah ditetapkan dan ditetapkan oleh organisasi.

RBS geografis dalam banyak kasus tidak konvensional. Perhatian utama dari RBS geografis adalah distribusi dan / atau lokasi sumber daya yang bersangkutan, dan bagaimana mereka dialokasikan di lokasi yang berbeda, tergantung pada kebutuhan organisasi.

Ringkasan

Kesimpulannya, baik WBS dan RBS adalah kunci keberhasilan penyelesaian proyek, dan efisiensi tim proyek yang relevan. Berikut ini adalah poin utama yang menentukan salah satu dari struktur.

Struktur rincian kerja	Struktur Rincian Sumber Daya
o Mengelompokkan pekerjaan ke dalam kategori	o Mengelompokkan sumber daya ke dalam kategori
o Membantu dalam pengawasan kemajuan proyek	o Membantu dalam pengawasan penggunaan sumber daya
o Kelompok proyek harus independen	o Kelompok sumber daya dapat saling bergantung
o Penekanan pada jadwal proyek	o Penekanan pada alokasi sumber daya