Bagaimana transaksi dicatat dalam Buku Besar (GL) tergantung pada sifat transaksi. Akun hutang (AP) dicatat dalam sub-buku besar AP ketika faktur disetujui untuk transaksi di mana perusahaan harus membayar uang kepada vendor untuk layanan pembelian atau barang. Di samping itu, Piutang (AR) mencatat setiap uang yang menjadi utang perusahaan karena penjualan barang atau jasa mereka. Di perusahaan
Hutang akun dicatat ketika faktur disetujui untuk pembayaran. Banyak perusahaan menggunakan "pemisahan tugas," yaitu memastikan tidak ada karyawan yang dapat menyetujui pembayaran sendirian, untuk mencegah penggelapan.
Untuk sebagian besar bisnis, piutang melibatkan pembuatan faktur, yang dikirimkan kepada pelanggan. Pelanggan kemudian harus membayar faktur dalam ketentuan pembayaran, biasanya dalam 30 hari.
Modal kerja (WC) mewakili likuiditas operasi suatu bisnis. Modal kerja bersih adalah perbedaan antara aktiva lancar dan kewajiban lancar. Penting bagi perusahaan untuk memiliki modal kerja bersih yang sehat dan positif. Hal ini dicapai melalui, di antara teknik-teknik lain, manajemen piutang dan piutang yang lihai.
Piutang akun dianalisis dengan jumlah rata-rata hari untuk menagih pembayaran (disebut Days Sales Outstanding atau DSO), dan utang dagang dianalisis dengan jumlah rata-rata hari yang diperlukan untuk membayar faktur (Days Payable Outstanding atau DPO).
di mana COGS adalah harga pokok penjualan dan COGS / hari adalah rata-rata pembelian harian.
DSO kurang dari 45 hari umumnya dianggap sehat.
Modal kerja dapat ditingkatkan dengan mengurangi DSO atau meningkatkan DPO yaitu mengumpulkan pembayaran dari pelanggan lebih cepat dan menunda pembayaran kepada vendor. Namun, selalu ada trade-off bisnis karena menunda pembayaran kepada vendor dapat merusak reputasi perusahaan dan juga dapat mengakibatkan kehilangan diskon pembayaran awal. Demikian pula, pelanggan mungkin lebih bersedia untuk menawarkan bisnis jika perusahaan tidak terlalu ketat tentang dibayar tepat waktu.
Piutang usaha dapat digunakan sebagai jaminan saat mendapatkan pinjaman. Mereka juga bisa dijual di pasar modal.